Professionalisierung der Beschaffung von IT-Bedarfen
Europaweit werden von dem Medienunternehmen 2.200 Kunden, und eine Vielzahl mobiler Endgeräte und die dazugehörigen Lizenzen sowie das Infrastruktur-Setup verwaltet. Das Leistungsspektrum des Unternehmens fokussiert Services rund um Medien‐ und Informationstechnologie. Das Portfolio wird laufend auf die Anforderungen der Kunden und Partner in der Unternehmensgruppe abgestimmt und besetzt damit die wichtigen Kompetenzfelder im Medienbereich. Ziel ist es, Geschäftspartner sowohl als zuverlässiger Dienstleister als auch innovativer Lösungsanbieter zu unterstützen und langfristig zu begleiten.
Herausforderungen
Die Ausgangssituation, mit der wir uns konfrontiert sahen, lässt sich wie folgt zusammenfassen
- Ein gewachsener IT-Warenkorb (Notebooks, Desktop-PCs, Monitore, Smartphones, Zubehör etc.) mit unterschiedlichen Modellen und Herstellern, um die internen Kunden bestmöglich zu bedienen
- Die Spezifikation der Notebooks und Desktop-PCs ist sehr stark auf einen präferierten Hersteller ausgelegt
- Teilweise negatives Feedback zur aktuellen Preisgestaltung des IT-Warenkorbs und dadurch „Maverick Buying“ einzelner Gesellschaften
- Eigene Bestellplattform, die interne Kapazitäten bindet und stetig aktualisiert werden muss.
Zielsetzung
KGM Strategy wurde beauftragt folgende Projektziele zu verfolgen
- Festlegung eines einheitlichen IT-Warenkorbs für die gesamte Unternehmensgruppe
- Verhandlung eines neuen Rahmen-Vertrags
- 1-Dienstleister-1-Hersteller–Strategie
- Erzielung von Kosteneffizienzen, auch durch „Outsourcing“ der internen Bestellplattform an den zukünftigen Dienstleister
Maßnahmen vor der Ausschreibung
Vor der Neu-Ausschreibung der IT-Bedarfe wurden folgende Maßnahmen umgesetzt
- Bedarfsorientierte Festlegung des IT-Warenkorbs anhand der echten Mitarbeiterbedarfe in Zusammenarbeit mit dem Kunden
- Neuadjustierung der Anforderungen im Sinne einer funktionalen, neutralen Spezifikation, um mehrere Hersteller in der Ausschreibung anzusprechen und, um den Wettbewerb zu erhöhen
- Erstellung eines Preis-Abfragerasters auf Einzelkomponenten-Basis um die Leistungsbausteine 1-zu-1 vergleichbar zu machen
Vorgehensweise Ausschreibung
Die darauffolgende Ausschreibung ist in folgenden Schritten erfolgt
- Pre-Briefing von Herstellern und Dienstleistern zur Wettbewerbserhöhung
- Aufsetzen eines Preis- und Leistungsvergleichs auf Basis unserer Benchmark Datenbank
- Verhandlungsvorbereitung mit dem Kunden und Ausarbeitung der Verhandlungshebel
- Finale Festlegung der Leistungsbausteine nach 1. Verhandlungsrunde auf Basis von Nutzerklassen, um Preis-Leistung des zukünftigen IT-Warenkorbs zu optimieren
- Herausforderungen: Mehrere Verhandlungsrunden, Preis-Leistungsübersicht auf Basis unterschiedlicher Modelle und Komponenten
- Learnings: Neuadjustierung des Warenkorbs und funktionale Spezifikation als maßgebliche Hebel während des gesamten Projekts
Ergebnisse
Die Projektergebnisse zeigen eindeutige Vorteile für das Unternehmen
- Direkte EBIT wirksame Ergebnisse im Jahr 2017
- Coaching durch Einbindung der Mitarbeiter in den Ausschreibungsprozess („Lern-Effekt“)
- Maßgeschneiderte Konditionen und Modelle für die gesamte Unternehmensgruppe
- Durch das Outsourcing der Bestellplattform kann unser Kunde die Artikelvergabe und -freigabe effizient steuern, Mengen tracken und dadurch zusätzliche Zeit- und Kosteneffizienzen erzielen
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