Organisationsentwicklung bei einem Industriedienstleister
Aufbau einer professionellen Einkaufsorganisation nach dem Carve Out
Unser Kunde ist ein Anbieter von Infrastruktur und Dienstleistungen für Industrieunternehmen und betreibt für diese Unternehmen hochspezialisierte Produktionsanlagen.
Zielsetzung: Procurement Excellence
Nach dem Carve Out aus einem großen Konzern war der Einkauf des Unternehmens rein operativ geprägt, die strategische Ausrichtung war noch nicht definiert. Folglich fehlte dem Einkauf eine klare Roadmap sowie Relevanz im Unternehmen. Obwohl ein Großteil des Spends auf Projekteinkauf entfällt, kann der strategische Einkauf auch in dieser Konstellation erheblichen Mehrwert bieten. Um diesen zu realisieren und letztlich Procurement Excellence zu erreichen, wurden wir engagiert.
Vorgehensweise: Aufbau der Einkaufsorganisation
Zu Beginn des Projektes haben unsere Berater:innen die bestehenden Einkaufsstrukturen und den Spend unseres Kunden analysiert, um Transparenz zu schaffen. Auf dieser Grundlage wurden im nächsten Schritt die Kategorien geclustert. Diese Cluster bilden das Grundgerüst für die Einkaufsorganisation – hierbei verzichteten wir auf zusätzliche Hierarchieebenen, sondern definierten pro Cluster einen Lead. Für die einzelnen Funktionen entwarf das Team Steckbriefe, in denen die zukünftigen Verantwortlichkeiten festgelegt waren, und richteten eine cluster-übergreifende Stabsstelle für Datenaufbereitung, Controlling und Analytics ein.
Damit die neu geschaffene Organisation effektiv arbeiten kann, mussten zudem strategische Einkaufsprozesse definiert werden. Im Rahmen von Interviews analysierten wir die Erwartungshaltung und den aktuellen Status Quo. Zudem sprachen wir auch mit den Fachabteilungen, um zu erfahren, wo deren Probleme liegen und wie der Einkauf dabei unterstützen kann. Auf Basis der Informationen entwickelten wir gemeinsam mit den Einkäufer:innen die strategischen und kategoriebezogenen Prozesse, und definierten Wertgrenzen, ab wann der strategische Einkauf zuständig ist. Das Ergebnis war eine Leitlinie für den strategischen Einkauf sowie ein „Sourcing Board“ welches als Kontroll-Gremium fungiert.
Um alle Einkäufer:innen mitzunehmen veranstalteten wir im Anschluss Workshop-Sessions, in denen die definierten Dimensionen vorgestellt und konkrete Pilot-Cluster erarbeitet wurden, bei denen wir auch die Ausschreibungen und Verhandlungen begleiteten. In diesem Rahmen konnten Prozesse und Kosten für den Einkauf von Sicherheitsdienstleistungen, Logistik, Feuerfestbau, Zeitarbeit, Wartung / MRO, Planungsleistungen, IT sowie Sanität- & Heizungsanalgen optimiert werden.
Zusätzlich zur Strategieentwicklung unterstützten wir unseren Kunden bei der Definition von KPIs zur Messung des Einkaufserfolgs und dem Aufbau eines Controlling-Towers. Hierbei war die Unterscheidung zwischen wiederkehrenden Bedarfen und Projekteinkauf besonders wichtig. Da sich projektspezifische Kosten von den Begebenheiten unterscheiden sind sie auf den ersten Blick nicht so leicht miteinander zu vergleichen. Wir erarbeiteten gemeinsam einen Entscheidungsbaum, der verschiedene Dimensionen und Mess-Faktoren abbildet und an dem sich der Einkauf künftig orientieren kann.
Ergebnisse:
- Implementierung Einkauforganisation und -prozesse
- Transparenz über Gesamt-Spend
- Aussagekräftiges Einkaufscontrolling für wiederkehrende Bedarfe und Projekteinkauf
- Stärkung des Einkaufs als Wertschöpfer
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