Optimierung des Lieferantenportfolios
Co-Sourcing: Wie unser Kunde, ein Automobilzulieferer, Abhängigkeiten & Investitionen in IT und Personal vermeidet, gleichzeitig externes Einkaufswissen und Ressourcen nutzt und das Lieferantenportfolio optimiert.
Herausforderungen
Der Zulieferer steht wie viele andere vor der Herausforderung, dass die Abnehmer – vor allem in der Automobilindustrie – immer komplexere Produkte nachfragen, zugleich aber das Unternehmen die Kosten senken soll. Der Einkauf spielt in der Bewältigung dieses Spagats eine zentrale Rolle: Er muss die Anforderungen über eine dauerhafte Optimierung des Lieferantenportfolios abbilden und so nachhaltig die erfolgreiche Position im Beschaffungsmarkt sichern sowie auch das zukünftige Erschließen von Potenzialen im Blick haben. Dies erfordert eine permanente Beobachtung der Weltmärkte, um Lieferanten zu finden und zu bewerten.
Zielsetzung
Das Ziel der Zusammenarbeit war die systematische Optimierung des Lieferantenportfolios und nicht nur die Suche von Einsparpotenzialen durch alternative Lieferquellen: Dabei legte der Kunde von Beginn an großen Wert darauf, Entscheidungen zum Lieferantenportfolio in Absprache zu treffen und sich auf nachhaltig wirksame Potenziale zu konzentrieren.
Mit Co-Sourcing zum Partner
Um diese Zukunftsaufgaben zu lösen, prüfte das Unternehmen verschiedene Vorgehensweisen vom klassischen Consulting bis hin zum Outsourcing und entschied sich für uns als Dienstleister, der im Co-Sourcing die Vorteile beider Verfahren vereinen konnte. Damit hatte der Automobilzulieferer die Gewissheit, einen verlässlichen Partner an seiner Seite zu haben, ohne sich auf die Abhängigkeit im Outsourcing einzulassen. Angesichts knapper Personalressourcen im Einkauf und beschränkter IT-Budgets sowie noch fehlender Voraussetzungen für die optimale Nutzung von E-Sourcing-Werkzeugen bieten wir Erfahrung in der globalen Beschaffung technisch anspruchsvoller Produkte, Praxiserfahrung bei der operativen Umsetzung sowie eine eigene E-Sourcing-Software für systematisches, flächendeckendes Ausschreiben und Verhandeln.
Ausbau und Verankerung von Kompetenzen im Unternehmen
Das gemeinsame Arbeiten in einem Co-Sourcing-Team stellt sicher, dass die neuen Kompetenzen im Unternehmen bleiben und weiterentwickelt werden, auch wenn das Projekt mit dem externen Partner abgeschlossen ist. Anders als im klassischen Consulting wurden die Mitarbeiter:innen im Einkauf für eine vollständige Übernahme der Werkzeuge – auch für kommende, komplexe Aufgaben – trainiert. Das für Outsourcing typische Abgeben von Verantwortung für Teile des Bedarfsspektrums im strategischen und operativen Einkauf entfiel; Verbesserungen können nun mit den vorhandenen Beschaffungswerkzeugen wie etwa der E-Sourcing-Software sowie neuen Methodenkenntnissen nach und nach in allen Materialgruppen umgesetzt werden.
Vorbereitung
Zu Beginn ermittelte das Team detailliert die zukünftigen Bedarfe für alle zehn Produktionsstandorte weltweit sowie die Anforderungen an das Produkt. Wir unterstützten in diesen Gesprächen die Beschreibung der nicht formalisierten Anforderungen an die Lieferanten und legte somit direkt zu Beginn die Erfolgshebel – das technisch Notwendige und Machbare – für den Co-Sourcing-Prozess fest. In diesem Schritt wurden verschiedene Methoden eingesetzt, zum Beispiel Wertanalyseverfahren zur „Entfeinerung“ von Produkten sowie die Bestimmungen der Total Costs of Ownership (TCO).
Parallel ermittelten unsere Expert:innen weltweit auf allen relevanten Märkten mögliche Lieferanten. Dabei qualifizierte das Team die Kandidaten anhand eines Rasters je Materialfeld, das Kriterien hinsichtlich Unternehmensgröße, Branchen- und Kundenreferenzen, Produktionstechnologien und – kapazitäten umfasste. So stellte das Team etwa für eines der bedeutendsten Materialfelder eine erste sogenannte „Short list“ zusammen, die immerhin noch insgesamt 250 relevante und weltweit agierende Lieferanten mit umfangreichen Unternehmensprofilen umfasste. Jeder Kandidat wurde kontaktiert und seine geforderten Profildaten wurden online in die bereitgestellte Datenbank für die anschließende Ausschreibung eingespeist.
Im weiteren Verlauf wurde die erste Shortlist auf diese Weise kontinuierlich verkürzt, bis die geeigneten Lieferanten ermittelt waren.
Ausschreibung und Verhandlungen
Über das webbasierte Ausschreibungs- und Auktionswerkzeug e-contor bekamen Lieferanten Zugang zu den Spezifikationen und Bedarfsdaten. Die in der Ausschreibung angeforderten Angebotsdaten umfassten nicht nur Preise, sondern auch materialgruppenspezifisch Kostenstrukturen, Produktionsverfahren und Logistikleistungen als Grundlage für die späteren Verhandlungen. Ein intensives Coaching der Lieferanten stellte sicher, dass zum Ende der Angebotsfrist trotz des Umfangs der abgefragten Daten eine Vielzahl sehr aussagekräftiger Angebote von leistungsstarken Lieferanten vorlagen. Auf dieser Grundlage legte das Team die Lieferanten fest, die zu ersten Gesprächen eingeladen wurden.
Ein gemeinsames Verhandlungsteam führte die Gespräche. Es wurde vorher ein verbindlicher Leitfaden über die Gesprächsinhalte festgelegt, außerdem war die Rollenverteilung klar vereinbart. Über mehrere Verhandlungsrunden verkleinerte sich nun der Kandidatenkreis, bis die Teilnehmer der Endverhandlung feststanden.
Vergabe und Umsetzung
Die Endverhandlungen führten zur Entscheidung über das zukünftige Lieferantenportfolio. Hier kam der Rollenverteilung unter Einbeziehung des Chief Financial Officers (CFO), der im Unternehmen die Beschaffungsfunktion verantwortet, eine große Bedeutung zu. Nur ein optimales Zusammenspiel zwischen CFO, Einkaufsleitung und unserem Team garantierte, dass die vorhandenen Potenziale in vollem Umfang im Alltag umgesetzt werden konnten.
Inzwischen wurde die Zusammenarbeit ausgeweitet. Nach und nach werden alle Segmente des direkten und indirekten Einkaufs bearbeitet. Das Co-Sourcing-Board aus CFO und Einkaufsleitung sowie einem unserer Partner tagt weiterhin monatlich. Es legt den Jahreskalender mit dem Arbeitsprogramm fest, bespricht die laufenden Projekte und entscheidet über neue Projekte.
Durch die Co-Sourcing-Partnerschaft erhält der Zulieferer nicht nur Unterstützung in der Optimierung des Lieferantenportfolios. Vielmehr baut sich das Unternehmen eine Plattform aus Methoden und Werkzeugen, IT-Systemen, Erfahrungen sowie Markt- und Lieferantendaten auf, mit der die schlanke, schlagkräftige Einkäufermannschaft auch über die Partnerschaft hinaus weltweit zu Top-Konditionen einkaufen kann.
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