Einkaufsverhandlungen auf höchstem Niveau: Einblick in ein Infrastrukturunternehmen
Beispiellose Kostenoptimierung durch maßgeschneiderten Verhandlungsansatz
Ein renommiertes internationales Unternehmen im Bereich Eisenbahnlogistik und Waggonvermietung hat im Rahmen einer wegweisenden Initiative zur Steigerung der strategischen Einkaufseffizienz beispiellose Kosteneinsparungen bei großen Einkaufsvolumina erzielt. Damit stärkt das Unternehmen seine führende Position auf dem europäischen Markt. Das Unternehmen ist spezialisiert auf die Vermietung von Waggons, inklusive Konstruktion, Instandhaltung und Reparatur, sowie Schienenlogistik und Tankcontainer-Dienstleistungen, und bedient ein breites Spektrum von Kunden aus verschiedenen Branchen wie Chemie, Erdöl, Automobil, Papier und Konsumgüter.
Logistik & Infrastruktur
Ziel: Sicherung eines hohen Einkaufsvolumens trotz schwieriger Marktbedingungen
Mit einem für unsere Verhältnisse beachtlichen Einkaufsvolumen von mehreren 100 Mio. € kaufte das Unternehmen verschiedene Güterwagentypen mit insgesamt mehreren tausend Einheiten ein. Das Unternehmen stand vor erheblichen Herausforderungen – Diese waren hauptsächlich auf die begrenzte Anzahl von Lieferanten zurückzuführen, die in der Lage waren, Aufträge dieser Größenordnung auszuführen. Hinzu kamen erhebliche Kapazitätsengpässe, die die Wettbewerbssituation weiter verschärften.
Die internen Benchmarkts des Unternehmens waren zu Beginn sehr konservativ und spiegelten die entmutigende Marktrealität wider. Wir wurden beauftragt, das Ausschreibungsverfahren zu leiten und die anschließenden Verhandlungen zu führen. Die Einbindung unserer Expert:innen für Negotiation Excellence (NEX) war aufgrund der strategischen Bedeutung und der Komplexität des Projekts unerlässlich.
Methoden: Exzellente Verhandlungsführung führt zu Kosteneinsparungen: Eine neue Einkaufsstrategie für Waggons
Zu Beginn des Projekts lag der Fokus darauf, den Wettbewerb unter den Lieferanten zu stärken. Anstatt die Verhandlungen auf die etablierten Hauptlieferanten zu beschränken, erweiterten wir die Lieferantenbasis um kleinere Anbieter. Obwohl unser Kunde diese in ihrer Weiterentwicklung teilweise noch unterstützen müsste, führte dies zu einer erhöhten Wettbewerbsdynamik und besseren Ergebnissen.
Unsere Verhandlungsstrategie wurde auf die individuellen Bedürfnisse zugeschnitten und umfasste folgende Elemente des Vergabeprozesses, die den Lieferanten transparent kommuniziert wurden:
- Angebotsbestätigung: Mit der Einführung eines neuen Angebotstools, das einen ganzheitlichen Vergleich von Lieferanten über Bonus/Malus ermöglicht, wurden alle Lieferanten gebeten, ihre letzten Angebote innerhalb des Tools zu bestätigen, um ein gemeinsames Verständnis der Ausgangspositionen zu gewährleisten.
- Zielsparten: Wir haben die Lieferanten aktiv aufgefordert, Angebote für strategisch ausgewählte Zielsparten abzugeben. Diese Aufforderung war nicht nur eine Gelegenheit für die Lieferanten, aggressiv mit ihren Angeboten vorzugehen, sondern auch die einzige Möglichkeit, sich für weitere Verhandlungsphasen zu qualifizieren.
- Take-it-or-leave-it-Angebote: Wir haben einigen Lieferanten die Möglichkeit gegeben, bestimmte Wagentypen sofort zu beziehen, sofern sie unsere Take-it-or-leave-it-Angebote annehmen. Wurden die entsprechenden Angebote abgelehnt, haben wir das Angebot zurückgezogen.
- Vergrößerung der Angebotsketten: Bei den verbleibenden Wagentypen führten wir persönliche niederländische Auktionen durch, um den Wettbewerbsdruck auf die Lieferanten zu erhöhen und gleichzeitig die Beziehungen durch persönliche Interaktionen zu pflegen.
- Mengenrabatte: Am Ende des Vergabeprozesses hatten die Anbieter die Möglichkeit, sich zusätzliche Aufträge zu sichern, indem sie ihre letzten Angebote überarbeiten und Mengenrabatte anbieten konnten. Dies hätte potenziell zu einer Neuvergabe bereits vergebener Aufträge führen können.
Die erzielten Preissenkungen, die aufgrund der Vertraulichkeitsvereinbarung nicht bekannt gegeben wurden, waren angesichts der anfänglichen Marktbedingungen und der Komplexität der Verhandlungen beachtlich. Der gesamte Vergabeprozess konnte in nur zwei Tagen durchgeführt werden- mit einer virtuellen Gesprächsrunde und einer ganztägigen persönlichen Interviewrunde. Die Zeitersparnis gegenüber den sechs Monaten, die zuvor für ähnliche Einkaufsaktivitäten erforderlich waren, ist erheblich.
Um die Verhandlungsstrategie zu unterstützen, entwickelte unser KGM Strategy Data & Insights-Team ein Optimierungsmodell, das alle bestehenden Einschränkungen, wie z. B. die unterschiedlichen Fähigkeiten der Lieferanten in Bezug auf Wagentypen, ihre Kapazitäten und Produktionslinienbeschränkungen und vieles mehr, berücksichtigte. Diese Fallstudie verdeutlicht die erheblichen Kosteneinsparungen, die durch den strategischen Einkauf in Verhandlungen erzielt werden können und unterstreicht die Bedeutung von Anpassungsfähigkeit, Innovation und einem tiefen Verständnis der Marktdynamik für das Erreichen von Einkaufszielen.
Ergebnisse:
- Signifikante Einsparungen und Stückpreissenkungen
- Schaffung von Transparenz als Basis für Verhandlungsziele
- Einführung eines Rahmens zur Steuerung von Lieferantenansprachen und Verhandlungsmacht
- Implementierung eines nachhaltigen Verhandlungsprozesses
- Unterschreitung des CAPEX-Budgets für vergebene Waggons
- Sicherstellung einer beachtlichen Anzahl von Einheiten trotz Dissonanz zwischen Budgetvorgaben und Marktpreisen
- Aufbau neuer und Wiederbelebung alter Geschäftsbeziehungen
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