Entwicklung einer effektiven Einkaufsstrategie

Herausforderung

Im Rahmen einer Gesundheitsreform wurden die Budgets der britischen Kliniken drastisch gekürzt. Gleichzeitig steigen die Anforderungen der Patient:innen an die Klinikleistungen. In diesem volatilen Umfeld sind die Kliniken gefordert, ihre Strukturen anzupassen, um wirtschaftlicher zu arbeiten und eine neue Einkaufsstrategie zu entwickeln.

Ziel

Das Management der Klinik hat diese Herausforderung erkannt und ein Einkaufsprojekt gestartet: Der Einkauf sollte in kurzer Zeit signifikante Einsparungen erzielen. Unsere Aufgabe war es, eine effektive Beschaffungsstrategie zu entwickeln und den Einkauf zu schulen, damit dieser nachhaltig Kosten einsparen kann.

Umsetzung

In dem Projekt haben unsere Berater:innen Benchmarks über die Kosten und die bezogenen Leistungen erstellt. Im Rahmen dessen wurden zuerst die Bedarfe ermittelt, um die größten Einsparpotenziale zu identifizieren. Durch ein strukturiertes Beschaffungsprogramm konnten Preise gesenkt und so Einsparungen erzielt werden.

„Die Berater:innen haben uns Einblicke in das Vorgehen privat geführter Unternehmen gegeben und uns neues Selbstbewusstsein vermittelt“, so der Head of Procurement. „Wir haben beispielsweise gelernt, wie wir Lieferantengespräche mit mehr Verhandlungsdruck durchführen können.“

Das Projektteam definierte insgesamt 20 Bedarfskategorien. Dabei wurden die schnellsten Ergebnisse in den Kategorien Zeitarbeit und Reinigungsmittel erreicht. Durch Ausschreibungen ließen sich aber auch bei hochwertigen Bedarfen wie medizinischen, chirurgischen und orthopädischen Materialien große Erfolge verbuchen.

Bei einem solchen Programm ist es ratsam, das Pflegepersonal, Chirurg:innen und Ärzt:innen mit ins Boot zu holen. Zum einen müssen ihre Anforderungen ermittelt und im Beschaffungsmarkt wiedergegeben werden. Zum anderen ist eine enge Zusammenarbeit wichtig, um die Bedarfe umzusetzen und dabei ein Gleichgewicht zwischen den Präferenzen des Klinikpersonals und den wirtschaftlichen Faktoren zu finden.

„Diesen Prozess hat KGM Strategy initiiert und so alle Beteiligten mit in die Beschaffungsstrategie eingebunden“, erläutert der Head of Finance. Neben kurzfristigen Einsparungen spielt auch die Nachhaltigkeit eine wichtige Rolle. Deshalb wurde auch ein Category Management eingeführt. „Wir haben nun für jede einzelne Kategorie eine optimale Herangehensweise geschaffen“. Zudem wurde der Einkauf eingehend geschult.

Ergebnisse

Die effizienteren Beschaffungsprozesse ermöglichen es dem Einkauf, künftig stärker strategisch als operativ vorzugehen. So konnte die Klinik sowohl kurzfristig Einsparungen in Millionenhöhe erzielen als auch ihren Einkauf optimal auf die Zukunft vorbereiten.